Özel Entegratör İle e-Fatura’ya Geçiş Süreci Nasıl Olur?

e-Fatura Kullanma Yöntemleri Nelerdir?

Firmalar e-Fatura’ ya geçiş süreçlerini aşağıdaki 3 farklı yöntem ile sağlayabilirler. e-Fatura Kullanma Yöntemleri; GİB Portal, Özel Entegratör.

e-Fatura’ya Geçişte GİB Portal Süreci

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’ nın sağladığı hizmetlerden biri olan portal üzerinden e-Fatura’ ya geçiş mümkündür. Ücretsiz ve en basit yöntem olan GİB Portal, az sayıda fatura gönderip alan firmalar için daha uygun bir yöntem olup ayda en fazla 500 adet e-Fatura kesebilir. Bu limit aşılamayacağı için fatura alıp verme süreci yoğun firmalar için önerilmemektedir.

e-Fatura’ya Geçişte Entegrasyon Süreci

Firmaların e-Fatura işlemlerini GİB Portal yerine kendi uygulamaları üzerinden sağladıkları sistemdir. Firmalar alt yapısını kendilerinin geliştirdiği uygulama ve servisler için GİB’ den onay almak zorundadırlar. Geliştirilen uygulamalar mutlaka; her an hizmet verebilecek alt yapıya sahip olmalıdır. Bu hususta; uygulamanın tüm süreçlerini takip eden ve gerektiğinde müdahale edebilecek donanıma sahip personelin geliştirilmesi ve ayrı bir birimin oluşturulması da bir başka zorunluluktur.

e-Fatura’ya Geçişte Özel Entegratör Süreci

Firmanın dışarıdan aldığı bir hizmet olup firma yerine bir Özel Entegratörün sorumluluğunda gerçekleşen e-Fatura süreçlerini kapsar. e-Fatura süreçlerinde tüm firmalar için kolaylık sağlayan Özel Entegratör ile çalışma, aylık fatura sayısı değişiklik gösterebilen ve zaman zaman çok yüksek sayıda e-Fatura kesebilen firmalar için en pratik yöntemdir. Destek dışarıdan alındığı için yazılım ve donanım için herhangi bir yatırım yapılması gerekmez. Üstelik e-Fatura uygulaması firmanın ihtiyaçları çerçevesinde uygun ek özellikler eklemeye ve geliştirmeye açıktır. Herhangi bir biçimde fatura gönderilebilir. Standartlara uygun formata dönüşüm, özel entegratör tarafından sağlanır.

Neden e-Fatura da Özel Entegre Tercih Etmelisiniz?

• Aylık fatura sayısı değişiklik gösterebilen ve zaman zaman çok yüksek sayıda e-Fatura kesebilen firmalar için en pratik yöntem olan özel entegrasyon, aynı zamanda entegrasyona kıyasla en düşük maliyetli yöntemdir.
• GİB portalda olduğu gibi e-Fatura limiti yoktur. Büyük miktarlarda faturalar için hizmet sağlandığı için arama motorları da o oranda gelişmiş arama olanakları sağlar Sistemin 7/24 çalışır durumda olması Özel Entegratörün sorumluluğunda olduğu için herhangi bir Bilgi İşlem personeli ya da biriminin bulundurulması gerekmez.
• Yazılım ve donanım için herhangi bir yatırım yapılması gerekmez.
• Fatura verilerinin güvenliği üst düzey olduğu gibi verilere ulaşım da firmaya özeldir.
• Herhangi bir formatta fatura gönderilebilir. Standartlara uygun formata dönüşüm, özel entegre tarafından sağlanır.
• GİB Portala ihtiyaçlara uygun özellikler eklenemezken özel entegrasyon, firmanın ihtiyaçlarına uygun ek özellikler geliştirmeye açıktır.

Entegre Yöntemi Seçiminde Nelere Dikkat Etmelisiniz?

• Öncelikle, GİB’in yeterli görmediği hiçbir kuruma özel entegrasyon yetkisini vermediğini belirtelim. Ancak, yetkinliğin yalnızca bir işi yapabilme yeteneği değil aynı zamanda sürdürebilme ve çözüm üretebilme yeteneği de olduğunu hatırlamakta da fayda var. Bu sebeple, özel entegratör seçerken sizin de üzerinde düşünüp dikkat etmeniz gereken bazı faktörler var. Bunları şöyle sıralayabiliriz:
• Eğer veri güvenliğini önemsiyorsanız, müşterilerinize e-Fatura Saklama Hizmeti sunma iznine sahip bir entegratörle çalışmalısınız. Verilerinizi saklamanızı ve gerektiğinde ibraz etmenizi gerektiren bir yasal yükümlülük süresi bulunur. Entegratörünüz, bu süre içinde, talep ettiğinizde verilerinizi size sunabilmelidir.
• Entegratörünüzün verilerinizi ve hatta onların yedeklerini de sakladığı iyi bir altyapısı olmalıdır.
• Ayrıca, entegratörünüzün GİB’in zorunlu kıldığı tüm yeterliliklere sahip olduğundan da emin olmalısınız.
• Entegratörünüzün kurumsallık seviyesi, finansal kapasitesi ve güvenilirliği de sizin için önemli bir kriter olmalıdır.
• Yine bir üstteki maddeyle ilintili olarak, entegratörünüzün olası bir krizden hasarsız çıkabilmek ve iş sürekliliğini sağlayabilmek için iyi bir kriz yönetim planı olmalıdır. Anlaşma yapmadan önce görüştüğünüz firmadan bu konuda da bilgi talep edebilirsiniz.
• Entegratörünüzün her geçen gün genişleyen e-devlet uygulamaları için çözüm üretip üretmediğini kontrol etmelisiniz. e-Fatura dışında kapsama girme olasılığı olan diğer e-dönüşüm projeleri, entegratörünüzün çoktan hakim olduğu ve hizmet sunduğu konular olmalıdır.
• Dikkat etmeniz gereken bir diğer nokta ise, entegratörünüzün e-fatura için sunduğu platformun, ERP programıyla entegre olarak çalışıp çalışmadığıdır.

Portal Hesabının Tanımlanmaması Talebimizi Uygulama Başvurusu Sırasında Mı Yoksa Entegrasyon Başvurumuz İçerisinde Mi İletmemiz Uygun Olacaktır?

e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yöntemiyle gerçekleştirmek isteyen mükellefler entegrasyon süreçleri tamamlanana kadar portal hesaplarının tanımlanmamasını talep edebilirler.

Entegrasyon Yapan Bir Mükellefin Özel Entegratörle Anlaşma Yapması Durumunda Nasıl Bir İşleyiş Söz Konusu Olacaktır?

Gelir İdaresi Başkanlığına verecekleri bir dilekçe ile entegrasyon hesapları kapatılacak ve özel entegratör vasıtasıyla fatura alışverişi yapacaklardır.

Özel Entegratör Yönteminden Vazgeçip, GİB Portal Yöntemine Geçmek İstersem Ne Yapmam Gerekir?

GİB, özel entegratör aracılığıyla firmanıza ait mali mühür ile imzalanmış iptal dosyasını alması halinde, otomatik olarak GİB portal hesabınızı açıp, özel entegratör hesabınızı kapatmaktadır.

GİB Portal Kullanırken, Özel Entegratör Yöntemine Geçmek İstersem Ne Yapmam Gerekir?

GİB, özel entegratör aracılığıyla firmanıza ait mali mühür ile imzalanmış başvuru dosyasını alması halinde, otomatik olarak GİB portal hesabınızı kapatıp, özel entegratör hesabınızı aktive etmektedir.

Doğrudan Entegrasyon Metodunun Yanında GİB Portalını Veya Özel Entegratör Yöntemini Kullanabilir Miyim?

Hayır. Doğrudan entegrasyon yöntemini kullanırken aynı anda herhangi bir özel entegratör sistemini veya GİB platformunu kullanmanız yasal olarak mümkün değildir.

Aynı Anda Birden Fazla Özel Entegratör İle Çalışabilir Miyim?

Evet. Yasal olarak aynı anda birden fazla özel entegratör ile E-fatura uygulamasına dâhil olmak mümkündür.